Am 08.05.2026 stellte MCube Consulting in einem gemeinsamen Termin mit dem Kreisverwaltungsreferat der Landeshauptstadt München erstmals den Prototypen der Event-Software SmartEvent vor. Präsentiert wurde das digitale Tool zur Vereinfachung von Veranstaltungsanmeldungen und Genehmigungsprozessen, das im Rahmen des Innovationswettbewerbs der Stadt München entwickelt wurde. Für diese Idee wurde MCube Consulting 2025 bereits der Innovationspreis der Landeshauptstadt verliehen.
München ist mit rund 9.000 Veranstaltungen und Versammlungen pro Jahr ein wichtiger Event-Standort. Gleichzeitig ist die Veranstaltungsanmeldung für Organisator*innen und Verwaltung bislang oft aufwendig: unterschiedliche PDF-Formulare, Rückfragen und die Abstimmung zahlreicher Fachstellen binden Zeit, die an anderer Stelle dringend gebraucht wird.
Hier setzt das Tool SmartEvent an. MCube Consulting entwickelte während der Co-CreationBezeichnet einen gemeinsamen Entwicklungsprozess, bei dem verschiedene Akteurinnen und Akteure – etwa Nutzerinnen und Nutzer, Expertinnen und Experten oder Bürgerinnen und Bürger – aktiv an der Gestaltung von Ideen, Produkten oder Lösungen mitwirken. Phase in enger Abstimmung mit dem Veranstaltungs- und Versammlungsbüro des KVR sowie der Branddirektion der LHM einen digitalen Lösungsansatz, der Antragsstellung, Prüfung und Bearbeitung von Events miteinander verbindet.
Im Zentrum des Tools steht die Kombination aus Prozessdigitalisierung und städtischen Geodaten. Zwischen Oktober 2025 und April 2026 wurde ein funktionaler Prototyp umgesetzt, der den gesamten Prozess von der Antragstellung bis zur Bescheiderstellung unterstützt, inklusive Backend-Funktionen für Verwaltung und Fachstellen.
Für Veranstalter*innen wird die Anmeldung übersichtlicher und nutzerfreundlicher. Statt sich durch verschiedene Formulare zu arbeiten, führt ein digitales System durch den Antrag, was unvollständige oder fehlerhafte Angaben deutlich reduziert.
Für die Verwaltung liegt der größte Mehrwert im Hintergrund. Vorgänge können zentral koordiniert, bearbeitet und dokumentiert werden. Dazu gehören eine zentrale Dokumentenverwaltung, Schnittstellen zu Fachsystemen und integrierte Prüfmechanismen.
Zentral für das Tool ist die Einbindung von Geodaten. Veranstaltungen werden räumlich verortet, wodurch Prüfungen intuitiver und effizienter möglich werden. Relevante Daten können über Schnittstellen oder Datenbanken eingebunden werden. In der Kollisionsanalyse kann so beispielsweise ausgewertet werden, welche ÖPNV-Linien konkret von der Veranstaltung betroffen sind, oder welche Grünflächen genutzt werden sollen. SmartEvent bündelt diese Daten, implementiert Regeln und gibt diese Informationen automatisch an die zuständigen Fachabteilungen weiter.
Zusätzliche Funktionen verbessern den Arbeitsalltag weiter. Dazu zählen gezielte Benachrichtigungen bei zeitkritischen Vorgängen, transparente und zentrale Kommunikation von Änderungen, eine Schnittstelle für eAkten oder eine kontrollierte Weitergabe personenbezogener Daten an autorisierte Stellen.
SmartEvent zeigt, wie kommunale Verwaltungsprozesse durch digitale Werkzeuge spürbar entlastet werden können. Automatisierbare Routinetätigkeiten werden reduziert, während mehr Zeit für Aufgaben bleibt, die menschliche Einschätzung erfordern, alles unter Berücksichtigung der kommunalen Infrastruktur und Datenschutzanforderungen.
Der Ansatz von SmartEvent ist zudem skalierbar. Künftige Systeme und Weiterentwicklungen in Kommunen können in variabler Tiefe integriert und auf die bestehende Architektur aufgesetzt werden.
Das Projekt ist ein starkes Zeichen, wie Innovation in Kommunen stattfinden kann. Das Projekt profitiert von der angewandten Forschung im Rahmen des MCube Projekts DatSim und der engen Co-CreationBezeichnet einen gemeinsamen Entwicklungsprozess, bei dem verschiedene Akteurinnen und Akteure – etwa Nutzerinnen und Nutzer, Expertinnen und Experten oder Bürgerinnen und Bürger – aktiv an der Gestaltung von Ideen, Produkten oder Lösungen mitwirken. Phase gemeinsam mit den User*Innen in der Stadtverwaltung. Damit zeigt SmartEvent nicht nur eine konkrete Lösung für die Eventverwaltung, sondern auch einen übertragbaren Entwicklungsansatz, mit dem Kommunen weitere Verwaltungsprozesse nutzerzentriert und innovativ digitalisieren können.
Das Team von MCube Consulting ist dankbar für dich Möglichkeit, kommunale Digitalisierung hands-on erproben zu dürfen. Inbesondere die Kooperation mit den verschiedenen Stakeholdern der LHM waren für den gemeinsamen Erfolg maßgeblich.
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Was ist MOSAIQ?
Stellt Euch etwas vor: Es gibt mehr Platz für Menschen. Die Straßen haben mehr Bäume und Pflanzen. Alle Menschen können sich besser fort∙bewegen. So könnte Euer Stadt∙teil Schwabing-West in Zukunft sein. Wie wünscht Ihr Euch Euren Stadt∙teil? Darüber wollen wir mit Euch sprechen!
Das Projekt heißt: MOSAIQ. MOSAIQ ist ein Forschungs∙projekt. MOSAIQ bedeutet: Mobilität und Stadt-Klima im Zukunfts-Stadt∙teil. Die Technische Universität München leitet das Projekt.
Worum geht es bei MOSAIQ?
MOSAIQ will die Straßen im Stadt∙teil schöner machen. Die Menschen sollen sich dort wohlfühlen. Es soll mehr Platz geben. Zum Beispiel für Treffen und für Pflanzen. Ihr könnt mit∙entscheiden, was im Stadt∙teil ausprobiert wird. Die Ideen kommen von Euch. Manche Ideen werden für eine bestimmte Zeit auf den Straßen ausprobiert.
Das Ziel von MOSAIQ ist: Die Stadt∙teile sollen gute Orte zum Leben werden.
Gleichzeitig soll das Klima in der Stadt besser werden. Und die Menschen sollen sich gut in der Stadt bewegen können.
Was passiert im Stadtteil?
